2018年02月17日

【初心者向け】人気のビジネスツール!チャットワークの始め方

チャットワークはメンバー間で使えるチャットツール。
「ビジネスが加速するクラウド会議室」というキャッチフレーズがあるように、
社内だけではなく社外も巻き込んでグローバルに使えるコミュニケーションツール。
起業導入は16万社以上もあり、非常に人気があるツールだ。


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機能としては、複数人が参加できるグループチャット機能を基本として、
他のメンバーへのタスクの依頼と管理まで効率的に行うことができるタスク管理機能。
チャット上でワードやエクセル、画像ファイルなどを共有できるファイル共有機能。
それに、無料でビデオ通話や音声通話を行うことができるビデオ通話機能がある。





チャットワークのプラン


参考:プラン紹介(chatwork)

無料プラン


無料で始めることができるので、まずはお試しで使ってみたいという場合に便利。
小規模な作業の場合であれば十分。グループチャットは14個までで、ビデオ通話は1対1のみ。あとは5GBストレージがついてくる。

まずはこのプランで登録して使ってみることにする。広告が入っているが仕方がない。
これでカバーできなくなったらアップグレードしていくことにすれば良い。

有料プラン


  • パーソナルプラン(¥400/月)
    グループチャットが無制限になり、ビデオ通話を複数人で行うことが可能。
    さらに10GBのストレージが使える。個人向け。

  • ビジネスプラン(1ユーザー ¥500/月)
    5人から申し込み可能。ユーザーのアカウントを管理者が管理できるようになる。

  • エンタープライズプラン(1ユーザー ¥800/月)
    大企業向け。5人から申し込み可能。いろいろできる






登録方法


まずは chatwork のページ にアクセス。

新規登録を行う


ページ中央に入力欄があるので、メールアドレスを入力し、[新規登録] ボタンをクリック。
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すると、画面が切り替わり、入力されたメールアドレスに確認のメールが届く。
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受信したメールで登録を進める。






受信したメールから登録を完了させる。
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必要事項に、適切な内容を入力して登録すればよい。
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これで新規登録が完了する。[スキップして始める]をクリックして開始する。
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チャットワークのメイン画面が表示された。
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プロフィール設定


登録したら、まず最初にプロフィールを編集する。

メイン画面の右上にアカウント登録した名前があるのでクリックし、[プロフィール]を選択する。
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次のような画面が表示される。
プロフィールを編集するために、[プロフィールを編集] ボタンをクリックする。
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プロフィール写真・カバー写真の変更


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FacebookやTwitterなどのSNSで使っているアイコン画像に変更したり、カバー画像に好みのものを使うことが可能。それぞれ最大サイズ5MBまで。JPG、GIF、PNGが使える。

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チャットワークIDを設定


チャットワークIDは、ユーザーごとに異なるIDを設定し区別するもの。
チャットワークIDは自由に設定できるが、他のユーザーと同じものは使えない。
使えない場合は「すでに使用されています」と教えてくれる。
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チャットワークIDを設定しておくことでコンタクトに追加する際に便利になる。
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「コンタクト検索の対象にする」のチェック


「コンタクト検索の対象にする」にチェックをいれておくと、
コンタクト検索で「表示名」「チャットワークID」を検索対象にすることができる。
チェックを入れなければ、メールアドレスのみが検索対象。

チャットワークを使えば、メールでのコミュニケーションを省くことが可能となる。
検索されたくない場合を除き、基本的にチェックを入れておけば良い。
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公開範囲


その他、自己紹介、組織名や役職、メールアドレス、電話番号などを入力しておくことができる。
それぞれの項目の横にアイコンがついており、これで公開範囲を指定する。
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「公開」と「コンタクトのみ」の2種類の公開範囲の設定が可能。
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「公開」に設定すると、コンタクトの検索時に設定した内容が見える状態になる。


試しに、組織名・所属・役職・所在地を入力し、組織名と所属を「公開」、役職と所在地を「コンタクトのみ」に設定した状態で、コンタクト検索を行うと、次のように、組織名・所属のみが見える状態になる。
他の箇所は入力しているが、コンタクト検索の画面では非表示となっている。
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入力して公開範囲を設定しておくことで、コンタクト追加する場合に間違いが軽減する。
必要に応じて設定すれば良い。





編集が終了したら [保存する] クリックして終了する。
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コンタクト追加方法


コンタクトは、チャット可能な相手のこと。
ただ、誰でも追加できるというわけではなく、コンタクトとして相互に承認されていなければならない。





ユーザーを検索して追加


コンタクトに追加したい人を検索して追加する。
メイン画面の右上の [コンタクト管理] をクリック。
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次のような画面が表示されるので、
[ユーザーを検索] タブを選択する。
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予め、検索対象のチャットワークIDを教えてもらい検索窓に入力して検索する。
または検索対象のメールアドレスを入力して検索する。

検索対象が見つかれば、[コンタクトに追加] をクリックする。
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相手にコンタクト追加を承認してもらうように依頼を行う。
必要に応じてメッセージを追記して [送信] をクリック。
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あとは、相手が承認するのを待ちだけ。


承認する側では承認依頼の通知が届くので、[コンタクト管理]をクリックする。
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コンタクト管理画面から、[未承認]タブを選択し、[承認する]をクリックする。
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もし承認したくなければ、[拒否する]をクリックすればよい。


承認すると、お互いにコンタクトが追加される。
[コンタクト一覧]タブで追加されたことが確認できる。
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チャットワークに招待する


チャットを使うためには、チャットをする相手もチャットワークに登録していなければならない。もし、相手がまだチャットワークのアカウントを持っていないのであれば、チャットワークに招待することができる。

コンタクト管理画面から、[メールで招待]タブを選択し、
メールアドレス欄に招待したい相手のメールアドレスを入力する。
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必要に応じてメッセージを追記して 一番下にある「招待メールを送信」 をクリック。
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招待メールが送信されるので、登録されるのを待つ。
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登録されれば、自動的にコンタクトに追加される。




招待された人には、次のようなメールが届く。
[メールアドレスで登録] をクリックして登録を行う。
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登録手順は、新規登録の場合と同じ。





コンタクトの削除


仕事のため一時的に追加したが、仕事が完了したのでもう連絡を取らなくなったユーザーなど、コンタクトを整理したい場合に、削除することができる。

コンタクト管理の画面から、[コンタクト一覧]タブを選択し、
削除対象ユーザーを探し、 [ダイレクトチャット]をクリック。
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画面右上の歯車アイコンから、[コンタクトから削除]を選択。
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「本当にコンタクトから削除しますか?」とメッセージが出るので、[削除する] をクリックする。
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誤って削除した場合は、再度コンタクト追加を行うことなる。





グループチャットの始め方


メイン画面の左上の [+] をクリックし、[グループチャットを新規作成] を選択する。
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次のように、グループチャットの新規作成画面が表示される。
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  • チャット名:グループチャット名を入力する
  • 概要:このグループチャットの概要やリンクなどを記入する
  • コンタクトからグループに追加する。追加されたコンタクトからメンバーを検索することもできる
  • 一番の下にある「招待リンク」については、「グループチャットに招待する」で説明



入力が終われば [作成する] をクリックして完了する。








グループチャットへの参加者すべてがコンタクトに追加されていれば、グループチャット新規作成時に追加することができるが、まだコンタクト追加されていない人もいたり、参加者が多くて追加することに手間がかかる場合もある。
そのような場合は参加者に自ら操作してもらって、グループチャットに参加してもらうのが手っ取り早い。

メイン画面左側から対象とするグループチャットを選択する。
画面右上にでる歯車マークから、[グループチャットの設定] を選択する
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次のような設定画面が表示されるので、[招待リンク] タブを選択する。
招待リンクが無効状態であれば、チェックを入れ有効化する。
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有効化されれば、「招待リンク」アドレスが表示される。

[詳細設定]の箇所では、内容がわかるようにグループチャットの「説明文」と「ヘッダー画像」を必要に応じて設定しておく。

後は、グループチャット参加者にこのアドレスを伝えて、参加してもらうのを待つ。


また、招待リンクは任意のアドレスに変更することが可能。
[招待リンク] タブから、「招待リンク」右側の歯車アイコンをクリックする。
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アドレスを任意のURLに変更する。
また、「参加には管理者の承認が必要」 のチェックを外すことで、グループチャットの管理者の承認なしで参加することもできる。
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招待リンクを受け取った人は、リンクアドレスにブラウザでアクセスする。
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ログインしてなかったり、チャットワークに未登録の場合は次のようになるので、ログインまたは新規登録を行う。
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グループチャットへの参加することにすると、管理者へ参加依頼が通知される。
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管理者には、参加依頼が通知される。
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参加者を確認して [承認する] をクリックし、グループチャットへの参加を許可する。
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グループチャットの権限


「管理者」「メンバー」「閲覧のみ」の3つの権限が設定できる。
グループチャットを新規作成したユーザーには「管理者」権限が与えられる。

グループチャットの参加者の権限は、
グループチャットを新規作成時に指定するか、後から編集する。
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後から編集する場合は、
メイン画面の右上から [このチャットのメンバー ] をクリック。
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メンバー詳細の画面が表示されるので、[メンバーの編集] をクリックする。
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変更したいユーザーの権限を変更して、[保存] をクリックする。
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各権限の違いは下記の通り。

グループチャット・
メンバーの変更・削除
ルーム名の変更概要の変更メッセージの送信
管理者
メンバー×××
閲覧のみ××××





グループチャットの退席


見る必要がなくなったグループチャットからは退席することが可能。退席しても、グループチャットそのものがなくなる訳ではない。ただし、退席するとそのグループチャットが見れなくなる。見るためには、再度グループチャットに招待してもらい、参加することで見ることができる。

ただし全員が退席してしまうと非公開状態となり、復旧もできない。誰もそのグループチャットを見ることができなくなるので、最後の1人となったら退席してしまっても良いのかきちんと確認すること。最後の1人となり、グループチャットを退席しようと判断したのであれば、退席ではなくグループチャットを削除し、明確に後片付けするほうがすっきりする。




グループチャット画面の右上にある歯車アイコンから、[グループチャットから退席する] を選択する。
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退席の確認画面が表示されるので、[OK] をクリック。
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ちなみに管理者が退席し、管理者権限を持つものが不在になると、グループチャットに参加しているメンバーが管理者に繰り上がる。
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もうひとつ注意する点として、退席してもメッセージは残るが、アップロードしたファイルは削除されるのでダウンロードできなくなる。退席する前に、ダウンロードしてもらうように伝えてから、退席操作を行うこと。




チャットワーク活用するためのおすすめの本


マニュアル的な要素と事例紹介があり、これから使ってみようと思う人に向けた本。







まとめ


チャットの使い方は感覚的操作できるので、すぐに操作は慣れるだろう。
またLINEなどのSNSではダメなのか?というと、実現しようと思えば同じような使い方はできる。
ただ、仕事とプライベートが分かれていないというのは、いつでも仕事状態となっていることと同じ。
チャットワークは、技術的に仕事の効率を上げれるというだけではなく、プライベートで使うツールと分けることで、メンタル面でのメリハリを付ける。プライベートに仕事を持ち込まない仕組みを作り、かつ、それを関係者が同じ意識で実行できる状態に置いておくことができる。そうすることで集中して仕事に取り組むことができ、結果、作業効率が上がることにつながっていく。
様々な手段での仕事効率アップに貢献できるツールだと言える。



posted by Zorinos at 18:00| Comment(0) | ツール | 更新情報をチェックする
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